För fem år sen om man skulle göra distansarbete så behövdes det en hel del förberedelser. Det skulle installeras VPN(Virtual Private Network) client på maskinen, man skulle också troligen ha en SecurID “nyckel” med sig för att få den jämnt bytande koden. Det var trixande hit och dit, det var ganska jobbigt för företag att uppehålla.
Förr
Det skulle vara säkra tunnlar hit och dit, man skulle specifisera varifrån och vart man skulle komma. 
Det var ofta problem med uppkopplingarna. Det hackade och bröts och man fick koppla upp sig om och om igen under en arbetsdag. VPN kontona gick i lås och man hamnade ringa IT-supporten som oftast bara beklagade och förklarade att kontot ser helt normalt ut från deras sidan. Jag har upplevt i på tidigare arbetsplatser denna ruljansen och den var jobbig.
Inte bara för att utbilda sin egen Service Desk personal men ofta var det även så att kundföretagen inte hade någon som helst utbildning för personen som skulle använda dessa tekniker. Användaren fick någon inom 5 minuter snabbt ihop rafsad instruktion som beskrev hur det går till då allt fungerar perfekt. Sen blev det till Service Desk personen att försöka över telefonen förklara hur det fungerar och vad man kan göra för att lösa situationen.
Det som ju också försvårade arbete att problemen kom ju fram då personen i fråga inte var på kontoret, så mer sällan kunde man skapa distans uppkoppling till användarens maskin för att kolla vad felet var eller reparera situationen. Man hade bara en vanlig användare i andra ändan som tyvärr måste sägas inte kan förklara så himla detaljerat eller ens precis vad de har gjort, vad som hände, vad för felmeddelande kom fram mm. Där satt sen båda i sin ända och försökte hålla nerverna i skick.
Man förstår att företagen är rädda för personalen som reser omkring och deras uppkopplande för man skall ju ändå kunna hålla koll på vart företagets viktiga och ofta hemliga dokument rör sig. Det absolut bästa sättet är ju att filen hela tiden hålls i företagets nätverk, på företagets servrar och inte lokalt placerade på personalens datorer, som kan bli stulna och kopierade utan någon som helst koll.
Det är en fortsättningsvis skör linje att balansera på, hålla kolla på vem som kommer in i ens nätverk, hur den kommer in, vad den kommer åt och vad som kan tas med sig. Man måste också ta i beaktande hur jobbigt det är för personalen som reser att logga in sig i system och ha olika kollar här, dubbelkollar där mm. För om det blir för svårt/jobbigt för den resande personen att logga in på företagsnätverket så kommer han att börja hitta på metoder att få med filen lokalt på datorn.
Där har vi sen en hel del massa krångel om det går så långt. Personalen kopierar över filen på en USB-sticka som kan tappas, och oftast brukar inte personalen kryptera dem fast det oftast är möjligt. Dom börjar kopiera över filen till den lokala hårdskivan som jag tidigare skrev att kan bli kopierad, maskinen stulen mm.
Det var också intressant att se hur uppfinningsrika distans arbetande personalen var då det kom till att få filerna med sig, men då det blev trubbel med VPN uppkopplingen så var dom igen helt hjälplösa och bara svor i telefonen till stödpersonalen.
Om inte det var tekniken så var det alla möjliga andra saker. Arbetsgivarna hade otroliga koller om vad man skulle göra under distansdagen, efteråt om man hade nått de mål som var förlagda, jobbade man säkert hela den förväntade tiden mm. Det var inte alls såklart att vem som helst skulle ha rätt eller ens möjligheten att jobba på distans.
Men oftast var det dock tekniken som var den första som var som hinder.
Nu
Nuförtiden har hela tanken om distansarbete ändrats i företagsvärlden. Det till och med uppmuntras att göra det. Många företag har förstått att man kan ha folk och jobba från andra platser och på det sättet behöver man inte så enormt stora kontor då inte alla behöver en egen plats. Samtidigt så har det gjorts studier om att arbetseffektiviteten stiger hos vissa som kan organisera och följa överenskommelser.
Länkar till artiklar på internet om ämne:
- http://www.stanford.edu/~nbloom/WFH.pdf
- http://readwrite.com/2013/04/12/remote-work-does-telecommuting-really-work
- http://www.microsoft.com/en-us/news/features/2010/mar10/03-11telework.aspx
- http://knowledge.wharton.upenn.edu/article.cfm?articleid=3208
Det som ju också möjlig gjort är att tekniken också hjälper till. Det finns metoder att helt flytta till exempel Call Centers hem till folk, utan stora installationer eller dylikt. Bara att ge en bärbar dator och hörlurar och saken är klar. Det finns i de flesta företagen också chat program som Jabber, Microsft Lync och andra som möjlig gör att man kan chatta rakt och direkt. Epost användningen växer hela tiden. Dokumenthanterings platser som wikipedian blir mer och mer allmänna inom företag och så gott som alla har antingen själv jobbat med, eller sett/hört om Microsoft Sharepoint.
Det finns virtuella delade skrivbord var man kan visa åt andra presentationer och annat och allt i samma program. Ett exempel skulle kunna vara Microsoft Lync programmet. I detta program kan man göra följande saker enkelt och alla mötesdeltagare sitter åt sina egna håll:
- Delad skrivbord för att visa presentationer och annat
- Tal, telefonimöjligheten
- Video möte, alla som har videokamera kan se varandra
- Skicka skrivna meddelande
- Skicka filer åt alla deltagarna
- Banda hela mötet och dela ut länken senare till andra som inte kunde delta
- mm.
Funktioner som dessa möjliggör det att arbetande är effektivt fast man inte sitter i ett och samma kontor. Tekniken har också möjlig gjort att man inte behöver mera ha
SecurID nyklar, skilda VPN program, utan allt är inbyggt i operativ systemet. Microsoft har DirectAccess(DA) som i bästa fall inte behöver ngn sorts jox överhuvudtaget. Det finns Citrix lösningar var man loggar in sig och får framför via ett litet klient program och framför en på skärmen öppnas samma skrivbord som man skulle ha på sin vanliga bordsdator på kontoret. Sen har ju flera företag också tagit i bruk så kallade SMSPasscode system. Dessa är alltså att användarens telefonnummer skall vara registrerat och då man loggat in på systemet med sina egna domän informationer så skickar systemet en engångs kod som man knäpprar in och då öppnas uppkopplingen.
Smidigt och behändigt men framför allt snabbt. Detta är bra exempel på att tekniken nog möjlig gör och för oss vidare till bekvämligheter och besparingar.
Det som arbetsgivaren dock måste vara ännu noga med är att uppfölja personalen jobbar då de skall, att de presterar resultaten som de är förväntade och att arbetskvaliteten inte sjunker. Distans arbete är ju inte ngt för oss alla. Vissa är inte kapabla att jobba hemma för sig själv, man blir för snabbt distraherad av allt runt omkring sig. Man börjar syssla med vanligt hemgörande som att diska, städa, tvätta kläder, kanske leka med barnen eller dylikt. Sen tyvärr finns det även dem som rent utav skolkar från sina arbetsuppgifter då de är på distans. Nu har jag iaf hört om flera sådana fall som arbetarn bara svirar runt på stan och träffar komppisar då det föväntas att den skall vara hemma och göra bort sina uppgifter. Och det är personer som dessa som sen orsakar att många arbetsgivare hamnar lägga upp alla möjliga innovativa verktyg för att vakta och hindra även andras liv.
Det finns företag som installerar alla möjliga uppföljnings program mm på personalens datorer för att kunna följa upp deras aktivitet. Detta har de ju rätt till så länge det gäller arbetsuppföljning. Men tråkigt att det skall gå så långt.
Själv har jag velat ha distans arbetsdagar men i tidigare uppgifter har det alltid varit lite si och så att få tillstånd. Nu iom den nya posten jag har så är möjligheterna och befogenheterna mycke bättre. Och till mitt stora nöje har jag fått verifierat att jag kan göra arbete och får tillstånd en hel del då jag får vara hemma i egna omgivningen. Detta är en möjlighet och rättighet jag säkert kommer att använda fler gånger. Nu har jag på första halvåret haft 2st dagar.
Ifall arbetsuppgifterna möjliggör så rekomenderar jag nog att prova hur det fungerar för var och en.
Budbuda 